1. Логист создаёт заявку.
2. Водитель, выбранный для исполнения заявки (далее – просто водитель), принимает заказ нажатием соответствующей кнопки на странице заявки.
3. Водитель открывает рабочую смену, указывая при этом показания одометра (т. е. текущий километраж автомобиля).
4. Если водитель указан в качестве исполнителя заявки – то он должен принять заявку нажатием соответствующей кнопки. Для логиста это означает, что водитель открыл заявку и ознакомился с ней. До приёма заявки у водителя нет возможности отмечать происходящие на маршруте события.
5. По мере наступления событий в каждой точке маршрута (прибытие в точку маршрута, начало загрузки/разгрузки, окончание оформления документов, выезд с точки) водитель поочерёдно отмечает эти события нажатием соответствующих кнопок. С целью снижения вероятности ошибок – в начале выполнения заявки большая часть кнопок заблокирована: водителю доступны для нажатия только кнопка «Прибытие на точку» в первой точке маршрута и кнопки «Выезд с точки». Как только водитель отмечает очередное событие на точке маршрута – становится доступной кнопка следующего события (к примеру, после нажатия водителем кнопки «Прибытие на точку» разблокируется кнопка «Загрузка началась»). Время нажатия каждой из кнопок фиксируется на сервере и после нажатия указывается непосредственно на нажатой кнопке, что даёт возможность и логисту, и водителю всегда увидеть, во сколько было отмечено то или иное событие.
6. По окончании работы водитель закрывает рабочую смену, указывая при этом показания одометра точно так же, как при открытии смены. На основе разницы между начальным и конечным километражом системой рассчитывается рабочий пробег автомобиля, а на основе разницы между временем открытия и закрытия – продолжительность смены. Эти данные можно увидеть в разделе «Смены».
Основные (базовые) статусы заявки формируются системой автоматически.
1. При создании логистом заявки ей автоматически присваивается статус «В ожидании».
2. После приёма водителем заявки ей присваивается статус «Принята водителем».
3. После того как водитель отмечает в первой точке маршрута событие «Прибытие на точку» – статус заявки изменяется на «В работе».
4. После того как водитель отмечает в последней точке маршрута события «Разгрузка завершена» и «Оформление документов закончено» – статус заявки изменяется на «Завершена». Событие «Выезд с точки» при этом намеренно не учитывается, т. к. с точки зрения клиента заказ можно считать завершённым.
Логист может вручную изменить статус любой заявки – для этого необходимо открыть страницу заявки и выбрать нужный статус в выпадающем списке рядом со словами «Присвоить заказу статус», после чего нажать кнопку «Ок».
На случай отмены заявки у водителя всегда остаётся доступной для нажатия кнопка «Выезд» в любой из точек маршрута – эту кнопку можно нажать в любой момент времени вне очереди.
Форма создания заявки открывается при нажатии на значок «+» рядом с наименованием секции «Заказы».
При каждом нажатии на кнопку клавиатуры система автоматически сохраняет черновик заявки, что позволяет избежать полной потери уже указанных данных в случае непредвиденных обстоятельств – например, при отключении электричества. После успешного создания заявки её черновик автоматически уничтожается.
Некоторые из полей снабжены функцией автоподстановки: к примеру, марку и государственный регистрационный номер автомобиля можно указать вручную (к примеру, при однократном использовании наёмного автомобиля), однако при этом система предложит выбрать автомобиль из списка автомобилей компании (указанных ранее в секции «Автомобили»). То же самое относится к указанию водителя – можно указать его имя и фамилию вручную, а можно выбрать из списка, – и к указанию заказчика.
Поля, помеченные красной звёздочкой, обязательны к заполнению – без указания данных в этих полях создать заявку будет невозможно.
В секциях маршрута необходимо указать действие (загрузка либо разгрузка), населённый пункт (здесь также имеется функция автоподстановки с формированием списка из ранее указанных в других заявках населённых пунктов), адрес, дату, когда действие должно быть выполнено, время в свободной форме (к примеру, «к 10 утра» или «с 12 до 16»), а также имя и номер телефона контактного лица.
При создании заявки можно менять местами точки маршрута нажатием стрелочек в верхней и нижней частях соответствующих секций. Ненужные точки маршрута можно удалять, однако удалить две первых точки невозможно – у каждого маршрута должны быть минимум две точки маршрута.
Также к каждой точке можно добавить комментарий – он будет отображён в соответствущей секции. Общий комментарий к заявке можно ввести в нижней части формы создания заявки.